komunikasi dan negosiasi bisnis

Komunikasi Dan Negosiasi Bisnis

“NEGOSIASI”

Kata Pengantar

Puji Syukur saya panjatkan ke-hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan karunianyalah, makalah yang berjudul “Negosiasi” dapat terselesaikan dengan baik, tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Mata KuliahKomunikasi Dan Negosiasi Bisnis.

Dalam penyelesaian makalah ini, saya banyak mengalami kesulitan, terutama disebabkan oleh kurangnya ilmu pengetahuan yang menunjang. Namun, berkat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak, akhirnya karya ilmiah ini dapat terselesaikan dengan cukup baik. Karena itu, sudah sepantasnya jika kami mengucapkan terima kasih kepada:

1.      Orang Tua dan keluarga kami tercinta yang banyak memberikan motivasi dan dorongan serta bantuan, baik secara moral maupun spiritual.

2.      Bapak-Ibu Dewan Dosen sebagai dosen mata kuliah komunikasi dan negosiasi bisnis kami yang tidak lelah dan bosan untuk memberikan arahan dan bimbingan serta ilmu kepada saya setiap saat.

3.      Teman-teman seperjuangan.

Kami sadar, sebagai seorang mahasiswa yang masih dalam proses pembelajaran, penulisan makalah ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat positif, guna penulisan makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.

                                                            Bandar Lampung,  Mei  2014

                                                                                                                        Penulis            

     Kelompok

Daftar Isi

Halaman Judul…………………………………………………………......             i

Kata Pengantar……………………………………………………………..             ii

Daftar Isi……………………………………………………………………             iii

BAB I             PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang…………………..................................               1

1.2  Tujuan Penulisan  …………………...............................               2

1.3    Rumusan Masalah …………………............................               2

BAB II                        PEMBAHASAN

2.1   Negosiasi dan Cakupannya…….………………….              3

2.2   Proses Negosiasi…………………...........................             7

2.3   Manajemen Konflik…………………......................             9

2.4  Negosiasi Dengan Hati……......................................             10

BAB III          SIMPULAN DAN SARAN

3.1  Simpulan……………………………………………             11       

3.2  Saran………………………………………………..             11

Daftar Pustaka………………………………………………………………                        12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Tanpa kita sadari, setiap hari kita sesungguhnya selalu melakukan negosiasi. Negosiasi adalah sesuatu yang kita lakukan setiap saat dan terjadi hampir di setiap aspek kehidupan kita. Selain itu negosiasi adalah cara yang paling efektif untuk mengatasi dan menyelesaikan konflik atau perbedaan kepentingan.

Negosiasi diperlukan dalam kehidupan manusia karena sifatnya yang begitu erat dengan filosofi kehidupan manusia dimana setiap manusia memiliki sifat dasar untuk mempertahankan kepentingannya, disatu sisi manusia lain juga memiliki kepentingan. Padahal, kedua pihak tersebut memiliki suatu tujuan yang sama, yaitu memenuhi kepentingan dan kebutuhannya. Apabila terjadi benturan kepentingan terhadap suatu hal, maka timbullah suatu sengketa. Dalam penyelesaian sengketa dikenal berbagai macam cara, salah satunya negoisasi.

Kita memperoleh apa yang kita inginkan melalui negosiasi. Mulai dari bangun pagi, mungkin kita harus mengambil kesepakatan siapa yang harus menggunakan kamar mandi terlebih dahulu, kemudian apakah sopir harus mengantar isteri anda atau anda terlebih dahulu. Demikian pula di kantor misalnya kita melakukan negosiasi dalam rapat direksi, rapat staf, bahkan untuk menentukan di mana akan makan siang kita harus bernegosiasi dengan rekan sekerja kita, bahkan untuk pergi kuliah pun, kita akan bernegosiasi pada diri sendiri mengenai baju apa yang akan kita kenakan. Jadi kita semua pada dasarnya adalah negosiator. Beberapa dari kita melakukannya dengan baik, sedangkan sebagian lagi tidak pernah memenangkan negosiasi. Sebagian kita hanya menjadi pengikut atau selalu mengikuti dan mengakomodasi kepentingan orang lain.

                                                                                    1

 Negosiasi dilakukan oleh semua manusia yang berinteraksi dengan manusia lainnya. Mulai dari anak kecil sampai orang tua, semua lapisan dari kalangan sosial terbawah sampai dengan kaum elit di kalangan atas. Negosiasi dilakukan mulai dari rumah, sekolah, kantor, dan semua aspek kehidupan kita.

 Oleh karena itu penting bagi kita dalam rangka mengembangkan dan mengelola diri (manajemen diri), untuk dapat memahami dasar-dasar, prinsip dan teknik-teknik bernegosiasi sehingga kita dapat melakukan negosiasi serta membangun relasi yang jauh lebih efektif dan lebih baik dengan siapa saja.

1.2 Tujuan Penulisan

Supaya mahasiswa dapat mengetahui dan mempelajari lebih jauh tentang negoisasi, seluruh aspek yang mendampinginya sehingga dapat diimplementasikan kedunia nyata. Mencari solusi, berfikir krisis dan bertindak aktif sedini mungkin. Diharapkan pula makalah ini dapat menjadi acuan belajar dalam mempelajari Negoisasi di Perguruan Tinggi.

1.3 Rumusan Masalah

Adapun makalah ini dibuat dengan rumusan masalah :

1.      Negoisasi dan cakupannya?

2.      Proses Negoisasi?

3.      Manajemen Konflik?   

4.      Negoisasi dengan hati?              

                                                                                                                                                                                                                                         

                                      2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1. Negoisasi dan Cakupannya 

a. Pengertian Negoisasi

Salah satuketerampilan komunikasi yang seringkali kita laksanakan adalah negosiasi. Negosiasi dapat terjadi setiap hari antar anggota keluarga, di toko, kampus atau di tempat kerja. Secara sederhana negosiasi terjadi bila orang lain memiliki apa yang kita inginkan dan kita bersedia menukarnya dengan apa yang diinginkan mereka.

Dengan demikian, secara sederhana dapat disimpulkan negoisasi adalah satu cara antara dua orang atau lebih yang berbedakepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan dalammencari kesepahaman dengan cara mempertemukan penawaran dan permintaan darimasing-masing pihak sehingga tercapai suatu kesepakatan atau kesepahamankepentingan baik itu berupa pendapat, pendirian, maksud atau tujuan (mencapaikesepakatan bersama). 

                                                                                                                                                                                                                                          

b. Karakteristik Negoisasi

1.      Senantiasa melibatkan orang baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok,

2.      Memiliki ancaman terjadinya atau di dalamnya mengandung konflik yang terjadi mulai dari awal sampai terjadi kesepakatan dalam akhir negosiasi,

3.      Menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar (bargain) maupun tukar menukar (barter),

4.      Hampir selalu berbentuk tatap-muka yang menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh maupun ekspresi,

5.      Negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi.

                                                                                    3                                                                                                          

c. 4 (empat) Prinsip Negoisasi

1.      Memisahkan perasaan pribadi dengan masalah yang sedang dihadapi,

2.      Berfokus pada kepentingan bukan pada posisi,

3.      Mengumpulkan beberapa pilihan sebelum membuat keputusan akhir,

4.      Kharismatik, vokal yang terdengar meyakinkan pada saat negoisasi.

d. Kemampuan Bernegoisasi

Meskipun secara lahiriah manusia telah dibekali dengan kemampuan untuk bernegosiasi, namun untuk dapat bernegoisiasi dengan baik, kemampuan dasar tersebut pelu dikembangkan. Beberapa kemampuan dasar untuk dapat bernegosiasi yang baik adalah:

1.      Kemampuan menentukan serangkaian tujuan, namun tetap fleksibel dengan sebagian diantaranya.                          

2.      Kemampuan untuk mencari kemungkinan-kemungkinan dari pilihan yang banyak

3.      Kemampuan untuk mempersiapkan dengan baik. Tidak ada negosiasi yang baik tanpa persiapan yang baik.

4.      Kompetensi interaktif, yaiut mampu mendengarkan dan menanyakan pihak-piahk lain.

5.      Kemampuan menentukan prioritas. Seorang negosiator harus mampu memberikan prioritas kepada permasalahan yang ada, hingga tersusun dalam tingkatan prioritas.

Dengan memiliki kemampuan dasar tersebut, diharapkan negosiator sudah memiliki dasar pemikiran dan kemampuan untuk bernegosiasi.

e. Dua Jenis Negosiator

1.      Value Claimers

Memandang negosiasi sebagai proses pertikaian.  Masing-masing pihak berusaha mendapatkan sebanyak mungkin jatah atau kemenangan dan memberikan sesedikit mungkin jatah atau kemenangan bagi lawannya.

2.      Value Creators

Mengutamakan proses yang akan menguntungkan kedua belah pihak. Mencoba untuk menciptakan nilai tambah bagi kedua belah pihak yang bernegosiasi.

                                                                               4

              f. Cakupan Negoisasi

Dalam konteks organisasi, negosiasi dapat terjadi:

1.      Antara dua orang

misal: pada saat manajer dan bawahannya memutuskan tanggal penyelesaian proyek yang harus diselesaikan oleh bawahan,

2.      Dalam kelompok

misal: untuk mengambil keputusan kelompok atas suatu kasus,

3.      Antar kelompok

misal: bagian pembelian dengan pemasok dalam kesepakatan harga, kualitas atau tanggal penyerahan barang.

    g. Unsur-unsur Negosiasi

1.      Ketergantungan dalam suatu tingkatan, antara pihak pihak yang terlibat,

2.      Ketidaksepakatan atau konflik (baik konflik nyata atau yang tersembunyi),

3.      Interaksi yang oportunistik (setiap pihak punya keinginan untuk berusaha mempengaruhi orang lain),

4.      Kesepakatan.

     

                h. Tujuan Negoisasi

1.      Tujuan agresif - berusaha memperoleh keuntungan dari kerugian (damage) pihak lawan.

2.      Tujuan kompetitif - berusaha memperoleh sesuatu yang lebih (getting more) dari pihak lawan.

3.      Tujuan kooperatif - berusaha memperoleh kesepakatan yang saling menguntungkan (mutual gain).

4.      Tujuan pemusatan diri - berusaha memperoleh keuntungan tanpa memperhatikan penerimaan pihak lain.

5.      Tujuan defensif - berusaha memperoleh hasil dengan menghindari yang negatif.

6.      Tujuan kombinasi.

                                                                                  5

              i. Gaya-gaya Negoisasi

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan:

1.       Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

a.       Mendorong [push]

memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi.

b.      Menarik [pull]

mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.

2.      Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yangn semula.

a.       Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun, kita mengejar sasaran yang tinggi.

b.      Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak.

                                                                                 

j. Prasyarat Negoisasi Yang Efektif                                                                                                                                                                                       Prasyarat Negoisasi yang Efektif

1.      Kemauan (wilingness), mau menyelesaikan masalah dan bernegoisasi secara sukarela.

2.      Kesiapan (preparedness), siap melakukan negoisasi.

3.      Kewenangan (authoritative), mempunyai wewenang mengambil keputusan.

4.      Keseimbangan kekkuatan (equal bargaining power), memiliki kekuatan yang relatif seimbang sehingga dapat menciptakan saling ketergantungan.

5.      Keterlibatan seluruh pihak terkait (stakeholdership).

6.      Holistik (comprehensive), pembahasan permasalahan secara menyeluruh.

7.      Komunikasi dan rasa percaya antara sesama pihak masih ada.

8.      Sengketa tidak terlalu pelik.

9.      Tanpa prasangka.

                                                                               6

2.2 Proses Negoisasi

Seperti proses dan teknik komunikasi yang lain,negosiasi mengharuskan kita untuk mempersiapkan diri dari persiapan, pelaksanaan sampai bagaimana kita menutup proses tersebut.

           Berikut akan dijelaskan mengenai proses negoisasi:

a.      Langkah-langkah bernegoisasi

1.     Persiapan
Persiapan yang baik merupakan fondasi yang kokoh bagi negosiasi yang akan kita lakukan. Hal tersebut akan memberikan rasa percaya diri yang kita butuhkan dalam melakukan negosiasi. Yang pertama harus kita lakukan dalam langkah persiapan adalah menentukan secara jelas apa yang ingin kita capai dalam negosiasi. Hal kedua dalam persiapan negosiasi adalah kesiapan mental kita. Usahakan kita dalam kondisi relaks dan tidak tegang. Cara yang paling mudah adalah dengan melakukan relaksasi.

2.     Pembukaan
Mengawali sebuah negosiasi tidaklah semudah yang kita bayangkan. Kita harus mampu menciptakan atmosfir atau suasana yang tepat sebelum proses negosiasi dimulai. Untuk mengawali sebuah negosiasi dengan baik dan benar, kita perlu memiliki rasa percaya diri, ketenangan, dan kejelasan dari tujuan kita melakukan negosiasi. Ada tiga sikap yang perlu kita kembangkan dalam mengawali negosiasi yaitu: pleasant (menyenangkan), assertive (tegas, tidak plin-plan), dan firm (teguh dalam pendirian). Senyum juga salah satu hal yang kita perlukan dalam mengawali sebuah negosiasi, sehingga hal tersebut akan memberikan perasaan nyaman dan terbuka bagi kedua pihak.

                   Berikut ada beberapa tahapan dalam mengawali sebuah negosiasi:

a. Jangan memegang apa pun di tangan kanan anda ketika memasuki ruangan negosiasi;

b. Ulurkan tangan untuk berjabat tangan terlebih dulu;

c. Jabat tangan dengan tegas dan singkat;

d. Berikan senyum dan katakan sesuatu yang pas untuk mengawali pembicaraan.

                                                                               7

Selanjutnya dalam pembicaraan awal, mulailah dengan membangun common ground, yaitu sesuatu yang menjadi kesamaan antar kedua pihak dan dapat dijadikan landasan bahwa pada dasarnya selain memiliki perbedaan, kedua pihak memiliki beberapa kesamaan yang dapat dijadikan dasar untuk membangun rasa percaya.

3.      Memulai proses negosiasi

Langkah pertama dalam memulai proses negosiasi adalah menyampaikan (proposing) apa yang menjadi keinginan atau tuntutan kita. Yang perlu diperhatikan dalam proses penyampaian tujuan kita tersebut adalah:

a. Tunggu saat yang tepat bagi kedua pihak untuk memulai pembicaraan pada materi pokok.

b. Sampaikan pokok-pokok keinginan atau tuntutan pihak anda secara jelas, singkat dan penuh percaya diri;

c. Tekankan bahwa anda atau organisasi anda berkeinginan untuk mencapai suatu kesepakatan.

d. Sediakan ruang untuk tawar-menawar dalam negosiasi, jangan membuat hanya dua pilihan ya atau tidak;

e. Sampaikan bahwa ”jika mereka memberi anda ini anda akan memberi mereka itu – if you’ll give us this, we’ll give you that.” Sehingga mereka mengerti dengan jelas apa yang harus mereka berikan sebagai kompensasi dari apa yang akan kita berikan.

f. Mendengarkan dengan efektif apa yang ditawarkan atau yang menjadi tuntutan pihak lain.

4.      Zona Tawar Menawar (The Bargaining Zone)

Dalam proses inti dari negosiasi, kita perlu mengetahui apa itu The Bargaining Zone (TBZ). TBZ adalah suatu wilayah ruang yang dibatasi oleh harga penawaran pihak penjual (Seller’s Opening Price) dan Tawaran awal oleh pembeli (Buyer’s Opening Offer). Di antara kedua titik tersebut terdapat Buyer’s Ideal Offer, Buyer’s Realistic Price dan Buyer’s Highest Price pada sisi pembeli dan Seller’s Ideal Price, Seller’s Realistic Price dan Seller’s Lowest Price pada sisi pembeli. Kesepakatan kedua belah pihak yang paling baik adalah terjadi di dalam wilayah yang disebut Final Offer Zone yang dibatasi oleh Seller’s Realistic Price dan Buyer’s Realistic Price. Biasanya kesepakatan terjadi ketika terdapat suatu overlap antara pembeli dan penjual dalam wilayah Final Offer Zone.

                                                                              8

5.      Membangun Kesepakatan

Ketika tercapai kesepakatan biasanya kedua pihak melakukan jabat tangan sebagai tanda bahwa kesepakatan (deal or agreement) telah dicapai dan kedua pihak memiliki komitmen untuk melaksanakannya. Kesepakatan harus dibangun dari keinginan atau niat dari kedua belah pihak, sehingga kita tidak bertepuk sebelah tangan.  Karena itu, penting sekali dalam awal-awal negosiasi kita memahami dan mengetahui sikap dari pihak lain, melalui apa yang disampaikan secara lisan, bahasa gerak tubuh maupun ekspresi wajah.

2.3  Manajemen Konflik

Karena setiap negosiasi memiliki potensi konflik dalam seluruh prosesnya, penting sekali bagi kita untuk memahami cara mengatasi atau menyelesaikan konflik. Untuk menjelaskan berbagai alternatif penyelesaian konflik dipandang dari sudut menang – kalah masing-masing pihak, ada empat kuadran manajemen konflik:

1.      Kuadran Kalah-Kalah (Menghindari konflik)

Kuadran keempat ini menjelaskan cara mengatasi konflik dengan menghindari konflik dan mengabaikan masalah yang timbul. Atau bisa berarti bahwa kedua belah pihak tidak sepakat untuk menyelesaikan konflik atau menemukan kesepakatan untuk mengatasi konflik tersebut.

2.      Kuadran Menang-Kalah (Persaingan)

Kuadran kedua ini memastikan bahwa kita memenangkan konflik dan pihak lain kalah. Biasanya pihak yang kalah akan lebih mempersiapkan diri dalam pertemuan berikutnya, sehingga terjadilah suatu suasana persaingan atau kompetisi di antara kedua pihak. Gaya penyelesaian konflik seperti ini sangat tidak mengenakkan bagi pihak yang merasa terpaksa harus berada dalam posisi kalah, sehingga sebaiknya hanya digunakan dalam keadaan terpaksa yang membutuhkan penyelesaian yang cepat dan tegas.

                                                                               9

3.      Kuadran Kalah-Menang (Mengakomodasi)

Kita kalah – mereka menang ini berarti kita berada dalam posisi mengalah atau mengakomodasi kepentingan pihak lain. Gaya ini kita gunakan untuk menghindari kesulitan atau masalah yang lebih besar. Mengalah dalam hal ini bukan berarti kita kalah, tetapi kita menciptakan suasana untuk memungkinkan penyelesaian yang paripurna terhadap konflik yang timbul antara kedua pihak. Mengalah memiliki esensi kebesaran jiwa dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk juga mau mengakomodasi kepentingan kita sehingga selanjutnya kita bersama bisa menuju ke kuadran pertama.

4.      Kuadran Menang-Menang (Kolaborasi)

Kuadran pertama ini disebut dengan gaya manajemen konflik kolaborasi atau bekerja sama. Tujuan kita adalah mengatasi konflik dengan menciptakan penyelesaian melalui konsensus atau kesepakatan bersama yang mengikat semua pihak yang bertikai. Proses ini biasanya yang paling lama memakan waktu karena harus dapat mengakomodasi kedua kepentingan yang biasanya berada di kedua ujung ekstrim satu sama lainnya. Proses ini memerlukan komitmen yang besar dari kedua pihak untuk menyelesaikannya dan dapat menumbuhkan hubungan jangka panjang yang kokoh .

2.4 Negoisasi Dengan Hati

Negosiasi sebenarnya melibatkan tiga hal pokok yang disebut sebagai Negotiation Triangle, yaitu terdiri dari HEART (yaitu karakter atau apa yang ada di dalam kita yang menjadi dasar dalam kita melakukan negosiasi), HEAD (yaitu metoda atau teknik-teknik yang kita gunakan dalam melakukan negosiasi), HANDS (yaitu kebiasaan-kebiasaan dan perilaku kita dalam melakukan negosiasi yang semakin menunjukkan jam terbang kita menuju keunggulan atau keahlian dalam bernegosiasi).

Jadi, sebenarnya tidaklah cukup melakukan negosiasi hanya berdasarkan hal-hal formal, kebijakan dan prosedur, atau teknik-teknik dalam negosiasi. Justru kita perlu menggunakan ketiga komponen tersebut yaitu: karakter, metoda dan perilaku.
                                                                               10

BAB III

SIMPULAN Dan SARAN

3.1 Simpulan

Negosiasi menuntut kemampuan komunikasi yang memadai. Ini membuktikan betapa komunikasi dengan pihak lain merupakan syarat utama yang dapat menunjang keberhasilan kita di masa depan. Kita semua adalah negoisiator yang selalu melakukan negoisiasi setiap hari. Hanya saja, kita tidak sadar, jikalau kita sedang melakukan suatu negoisasi. Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. [Ron Ludlow & Fergus Panton 2000 : 141 – 142] karena pada dasarnya sebuah negoisasi adalah sebuah kesepakatan diantara orang-orang yang melakukan negoisasi.

Kemampuan bernegoisasi sangat dibutuhkan dewasa ini, karena setiap aktivitas membuthkan negoisasi. Kita selalu melakukan negoisasi kepada orang tua, kakak, adik, anak, suami, istri, teman, kerabat bahkan negoisasi terhadap diri sendiri kerap kita lakukan. Orang-orang yang selalu melakukan negoisasi adalah cerdas. Mengapa? Karena dalam negoisasi terdapat kesepakatan yang menghasilkan keputusan dan keputusan itu adalah hal yang menyangkut dengan kepentingan diri sendiri yang mengambil sebuah resiko dan mengharapkan keuntungan tertentu. Untuk itu, latihlah diri pembaca untuk selalu bernegoisasi.

3.2  Saran

-       Dalam melakukan negosiasi diperlukan seseorang yang mampu melihat peluang, sabar, dan memiliki daya sensitifitas social yang tinggi

-       Sebelum melakukan negosiasi sehendaknya seorang negosiator mempelajari situasi yang ada, supaha negosiasi yang hendak ia smpakan berjalan sesuai dengan yang diinginkan dan diinginkan.

                                                                11

DAFTAR PUSTAKA

v  Sastromatmodjo, Sudijono. “Komunikasi Bisnis”, Semarang : IKIP Semarang, 1995

v  http://komunikasibisnis.blogspot.com

v  http://www.ebizzasia.com

v  http://purnawan-kristanto.blogspot.com

v 
http://primadonakita.blogspot.com/2013/12/contoh-makalah-komunikasi-bisnis.html#ixzz31axMAqfn

                                                                                                                12